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策劃會議者具備的條件

更新日期:2012-12-31 人氣:
無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議,不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富,單純站在舉辦方的立場與角度上看問題,都會面臨各種問題: 1:需要做些什么? 會議有各種類型,不同的會議需要不同的環境,召開會議是...

無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議,不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富,單純站在舉辦方的立場與角度上看問題,都會面臨各種問題:

1:需要做些什么?
會議有各種類型,不同的會議需要不同的環境,召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的相關信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。

2:誰來籌劃會議?
從秘書到公司總裁,每個人多多少少都有可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責。無論是專職還是兼職,最終結果,是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平

會議籌劃者的職責:作為會議籌劃者,要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。

# 善于與人溝通
# 善于解決各項問題
# 善于協調各種關系
#注重細節
# 能夠管理會議財務具體事宜
# 熟悉酒店運作
# 能夠安排恰倒好處的菜單
# 能夠熟練操作電腦
# 能夠熟練地與視聽服務公司打交道
# 能妥善接待貴賓和外國客人
# 熟知各種禮儀
# 行事果斷、執著

會議籌劃者的任務:

# 制定計劃,確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標
# 制定落實會議議程
# 了解可供使用的場所和設施情況
# 選擇或提議合適的場所
# 檢查并比較各項設施
# 安排交通事宜
# 協調會務工作人員的活動
# 招收、培訓會務人員和廣告人員
# 制定可行預算或按既定預算安排有關工作
# 確定各項工作的時間安排
# 視察選定的場所和設施
# 與各有關方面進行接洽(運輸公司、民航鐵路、禮儀公司等)
# 確定會議印刷品公司
# 安排食品、酒水、飲料有關事宜
# 討價還價
# 同會議發言人和各位參會貴賓進行聯系

3:主要會議類型:

# 銷售會議:一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議,或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。
# 年會:可以是公司股東大會,也可能是行業協會每年一次的會員大會。
# 產品發布會:是為了向專業群體和消費者介紹和推廣某一新產品。
# 研討會:是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。
# 專業會議:是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。
# 獎勵會議:是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現進行表彰獎勵。
# 培訓會議:一般要用至少一天,多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所,培訓內容高度集中,由某個領域的專業培訓人員教授,而且通過培訓要實現某些目的和目標。

4:會議籌劃步驟:

# 目的和目標:確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些: 1. 培訓 2. 通知3.
教育 4. 探討問題 5. 做決策 6. 引入新事物或介紹新人員 7. 激勵 8. 開發 9. 展示 10. 促進與改善 11. 解決問題
12. 討論如何贏利 13. 贏利

5:在你籌劃一個會議時,你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了:

# 預計召開會議的日期;
# 會議預計召開幾天;
# 打算在什麼地方召開會議;
# 會議形式或程序是什麼;
# 需要多大的場地;
# 以前開過這樣的會議嗎?結果如何;
# 將有多少人到會;
# 會議預算是多少;
# 會議籌委會及參會者對費用開支很在意嗎?
# 打算選用什麼級別的酒店和設施;
# 打算選用最高級的房間標準是什麼;
# 誰來制作會議邀請函;
# 會議需要向與會者打印相關資料嗎?
# 會議的發言人有哪些?
# 會議需要什麼樣的視聽及相關設備;
# 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次;
# 與會者可以攜帶家屬嗎?
# 打算為參會者安排一些特別活動嗎?打算為參會者及其家屬安排一些特別活動嗎?是否打算為參會者的家屬安排一些特別活動嗎?
# 有誰來承擔這些活動的費用。

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