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成功組織會議的基本要素

更新日期:2012-12-31 人氣:
人是社會性的動物,開會是人類生活中的常態。人們熱衷于開會,是由于會議是制定計劃、獲取信息和建立聯系的主要手段。 會議可以開得富有成效、妙趣橫生,也可以開得死氣沉沉、毫無建樹,這取決于與會者交流的方式...

人是社會性的動物,開會是人類生活中的常態。人們熱衷于開會,是由于會議是制定計劃、獲取信息和建立聯系的主要手段。 
會議可以開得富有成效、妙趣橫生,也可以開得死氣沉沉、毫無建樹,這取決于與會者交流的方式。交流方式的差異使得會議的有效性大打折扣,而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的。記住這點對于開好會議是至關重要的。
就以男性與女性為例。總體而言,男性更容易在會議過程中插話。就本質而言,在會議中插話并不是壞事情——互動的對話才能富有成果。但是問題在于,這些插話往往會擾亂了別人的思路,妨礙了有效交流,使得別人無法繼續發言。
并不是女性不善于插話,有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多亞洲人認為在會議上演講是件難為情的事情,更別指望他們會打斷別人的發言了———他們認為這是粗魯和不禮貌的,會給別人帶來不舒服的感覺。有些人則是因為地方口音太重,害怕被別人誤解而不敢發言。考慮這些因素,你就會明白許多很有見地的職員不能發表意見的原因了。
意識到不同的人有著不同的交流方式,你就能夠更好地組織會議。在制訂會議計劃時,要注意以下三個方面:
一、使每個人都有發言的機會
會議組織者在會議日程安排上要給每位與會者一段正規發言的時間。在會議召開前就應當將日程安排分發給與會者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個準備的機會,使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會者的時間。
二、使每位與會者都負起責任
讓每位與會者調整自己的交流方式,以提高會議的成效。要使那些不喜歡發言的人意識到,如果他們不發言,就沒有人知道他們的主意。同樣,要使那些喜歡發言和插話的人收斂一些,以滿足集體的不同需要。會議組織者的任務是召開有效和成功的會議,但這并不意味著其他人就沒有責任。
三、將插話和跑題降到最低限度
要找到降低插話和多人同時發言的有效辦法。有一家公司開會時,與會者總是不斷打斷別人的發言,最后,作為沒有辦法的辦法,他們決定,誰打斷別人的發言,就罰款25美元。這可是個聰明的主意,收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話,就得先把錢放進“罰款罐”中才能發言。
由于性格和文化背景的不同,怎樣組織成功的會議并沒有標準答案。問題的關鍵是你必須注重策略,使得每次會議都取得成效,這樣才對得起你付出的時間和努力

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